Cada organización es única, tiene su propia combinación exclusiva de
hombres, recursos económicos, máquinas, materiales y métodos. No solamente son
diferentes los componentes individuales de la organización, sino también el
grado de evolución de su sistema de información para la administración. Esta
singularidad hace necesario que cada organización desarrolle sus propias
especificaciones del sistema de información para la administración, mediante
una evaluación sistemática de su propio ambiente externo e interno y de su
punto de vista, de acuerdo con sus propias necesidades únicas, para ello se
debe realizar una evaluación para la implementación del nuevo sistema de información,
la cual comprende el cumplimiento de diez etapas, que se describen a continuación:
Etapa 1: Organización del equipo de estudio de sistemas. No puede
exagerarse la importancia que tiene el equipo de estudio. Debe ser grande e
incluir a representantes de los principales campos funcionales de la
organización.
Etapa 2: Establecimiento de los objetivos del equipo de estudio de la
organización. La participación en el establecimiento de objetivos de quienes
deben ayudar a alcanzarlos es esencial. Una vez se hayan tomado debidamente en
consideración los objetivos a largo plazo de la organización, pueden
desarrollarse las metas a corto plazo que permitan alcanzar esos objetivos,
siendo interpretadas por el equipo de estudio para convertirlas en requisitos
del sistema de información para la administración.
Etapa 3: Investigación de las necesidades de información de la
organización. Se requiere de un estudio que de respuesta a las necesidades
actuales y, a corto y largo plazo. Dicha investigación deberá cubrir los
siguientes campos:
1. Revisión
del alcance general de las actividades de registro, procesamiento, transporte,
y almacenamiento de información de la organización.
2. Compilación
de las necesidades de la administración en lo que se refiere a la información
para la resolución de problemas y la toma de decisiones.
3. Determinar
del cuadro de tiempo de la obtención de información, su procesamiento y su
entrega.
4. Identificación
de todos y cada uno de los canales de retroalimentación dentro de los
subsistemas y entre los subsistemas de la organización.
5. Inventario
del personal y del equipo de procesamiento de información, dentro de la
organización.
6. Inventario
de todos los informes y las formas que se utilizan en la actualidad, se piensa
emplear o pueden requerirse eventualmente.
7. Compilación
de datos sobre la eficiencia y el costo del sistema actual y predicción de los
costos probables de los sistemas existentes y los posibles.
8. Preparación
de especificaciones generales sobre las necesidades de información de la
organización, de acuerdo con la oportunidad y los elementos identificables de
datos, subsistema por subsistema.
9. Identificación
de entradas y salidas de subsistemas definibles, dentro de la organización y de
todos los subsistemas organizativos que se enfrenten al ambiente exterior.
10. Preparación
de medidas provisionales de realización para elementos de subsistemas y los
subsistemas mismos.
Etapa 4: Establecimiento del programa y los objetivos del estudio.
Dichos estudios serán modulares en lo referente a sus conceptos. Esta filosofía
modular evitará las grandes complicaciones de todos los planes grandiosos ?el tratar
de hacer demasiado en un espacio de tiempo excesivamente breve.
Etapa 5: Análisis de los procedimientos existentes de información.
Mediante gráfica de flujos, diagramas y simplificaciones de trabajo, deberá
evaluarse si los elementos y los subsistemas contribuyen o no eficientemente a
los objetivos de la organización.
Etapa 6: Desarrollo de las especificaciones mejoradas de funcionamiento
para el sistema. Debe desarrollarse el nuevo sistema de información para la
administración satisfaciendo los requisitos y superando las limitaciones que se
hayan especificado previamente.
Etapa 7: Diseño del sistema mejorado de información. Conforman esta
etapa las siguientes actividades:
1. Utilización
de gráficas de flujo de sistemas, diagramas de flujo del proceso y gráficas de
distribución, para describir las etapas generales de procesamiento de la
información.
2. Descripción
de la entrada, la salida, los requisitos de archivo, las etapas de
procesamiento, los requisitos de comprobación y la documentación para todos los
programas de computadoras y los procedimientos de hombres y máquinas que se
requieran.
3. Bosquejo
de los procedimientos necesarios para asegurar las posibilidades de
mantenimiento, la compatibilidad y las posibilidades de ampliación de los métodos
y los procedimientos que constituyen el sistema de información para la
administración.
4. Utilización
de las guías prácticas para planear el diseño apropiado de las formas y su
control para el nuevo sistema de información administrativa.
5. Debe
hacerse una pausa para evaluar cada una de las etapas anteriores y el estado
actual de desarrollo del sistema de información.
6. Relacionar
todas las normas de desempeño con medidas cuantitativas.
7. Relacionar
los controles con la estructura de realización que existirá cuando se aplique
el sistema de información.
8. Especificar
el tiempo de origen, el de interacción y el de proceso de todos los elementos
de datos que formen parte del sistema de información administrativo (SIA).
Etapa 8: Evaluación y selección del equipo de procesamiento de datos con
el nuevo sistema de información para la administración.
Etapa 9: Lista detallada de los procedimientos de funcionamiento del
sistema de información.
Etapa 10: Aplicación de la conversión al nuevo sistema de información
para la administración.
